Menu

6 Sistem Untuk Pertemuan Yang Bermakna Dan Produktif



Pertemuan yang bermakna tidak diragukan lagi, terorganisir dengan cerdas, dan tampaknya akan menjadi tujuan setiap pemerintah. Banyak orang lain mendengus rapat yang bermakna adalah sebuah oxymoron, dan mereka mendapatkan batas tertentu. Analisis mengungkapkan secara konsisten bahwa hampir semua pertemuan memadamkan waktu dan bernilai jumlah kritis. Analisis kecil menghargai lebih dari 75% pertemuan yang memadamkan waktu. Memenangkan Klu, sebuah perusahaan pelatihan dan konsultasi perusahaan menemukan bahwa para ahli kehilangan 31 jam sebulan ke pertemuan yang tidak produktif. Selain itu, mereka menghargai bahwa dari sebelas juta pertemuan yang diadakan di AS sehari-hari, setengahnya adalah pertemuan yang sia-sia.

Mengekang rapat yang boros meningkatkan keefektifan dan moral pribadi dan memperkuat produktivitas di seluruh perusahaan. Saya memperkirakan bahwa tidak kurang dari setengah dari ratusan pertemuan yang saya hadiri di tempat kerja, gereja, dan di lokasi yang berbeda, tidak ada gunanya. Kami akan mendapatkan hasil yang lebih baik tanpa majelis sedangkan tidak lagi menghalangi hubungan.

Kita harus berusaha untuk menjaga pertemuan yang berarti dan menghentikan epidemi pertemuan yang tidak berarti. Berulang kali salah dalam rute tidak lagi melestarikan majelis. Tenang, seperti yang saya berikan di bawah ini, sering kali kita ingin bertemu. Sementara itu, tercantum di bawah ini adalah enam perangkat yang ingin mengurus pertemuan yang bermakna. Meskipun mereka tidak lagi lengkap, ketika diadopsi, kemungkinan hasil yang pasti akan semakin menguat.

Sistem Pertemuan yang Berarti

Beberapa dasar-dasar ini akan mengamankan dasar bagi para peserta untuk menjadi efisien pada pertemuan dan mengikuti, dan dapat kembali produktivitas lingkungan:

  1. Convener
  2. Alasan
  3. Jadwal acara
  4. Undangan terfokus
  5. Peluncuran & Penutup Waktu & Etiket Majelis
  6. Pengontrol lalu lintas udara

Convener

Para penyelenggara mendapat tanggung jawab untuk membuat pertemuan bermakna untuk menciptakan hasil penghitungan ulang dengan ramah, dan penuh kasih sayang. Penghibur atau delegasi mereka mengatur pertemuan-di samping menciptakan tujuan, agenda, dan hasil yang diharapkan, dengan orang-orang yang terhubung. Mereka memastikan bahwa legenda orang lain yang tepat menyoroti dan mengambil tindakan yang diinginkan, tetapi mereka berasal tidak lagi mengamankan kegiatan ini sendiri – mereka hanya jelas orang lain berasal dari mereka.

Sang penyelenggara menginginkan setiap orang untuk membantunya melihat rute satu hari kebaktian. Tanpa masalah untuk teknik ini, hanya beberapa orang lain yang akan mendominasi, dan diskusi mengejar subjek. Penting bagi orang lain untuk mengingat kebenaran bahwa teknik menentukan hasilnya.

Alasan

Tidak semua rapat lagi memiliki tujuan yang sama. Meskipun demikian, setiap majelis yang berarti harus mendapatkan tujuan. Tidak ada yang lebih rendah dari tiga kelas perakitan: berbagi pengetahuan, akuntansi dan atau pelaporan, dan memperbaiki masalah. Mengapa ada orang yang menyebut majelis tanpa tujuan penghitungan ulang? Biasanya, majelis adalah diagram yang ideal bagi sebagian dari kita untuk menunda-nunda tekad yang rumit. Meskipun demikian, penyelenggara, dan mungkin hanya beberapa dari kita yang tahu tujuan, tetapi tidak lagi menganggapnya berasal dari orang lain karena itu adalah hal-hal yang terjadi dalam komunikasi perusahaan yang murung itu adalah norma.

Biasanya orang lain menyebut rapat karena perilaku. Mereka mengurus pertemuan mingguan dan beragam karena itu sudah terjadi bertahun-tahun. Dan tidak ada yang bertanya, mengapa. Saya diundang menjadi penatua di sebuah gereja. Pendeta itu mengakui bahwa mereka mengadakan pertemuan para penatua mingguan, dan saya bertanya mengapa. Respons saya menerornya. Kenapa aku tidak tahu? Tenang, saya akui, mengapa kita ingin bertemu setiap minggu? Jawabannya: Itulah yang sekarang kita lakukan terus-menerus. Saya menolak undangan itu.

Pertemuan Mengukur di Jepang

Saya melihat dua variasi antara pertemuan alternatif di sana dan di Barat. Pertama, sebagian besar pertemuan ini bermakna, tetapi lama , tidak seperti di sini, rapat-rapat put tidak ada artinya dan panjang .

Kedua, sering di Asia, mereka memberikan Anda tujuan lebih cepat daripada rapat yang memperbaiki masalah. Kemudian, mereka mengundang kita yang berkeyakinan untuk memberi hadiah di majelis. Di sini, di Barat, banyak orang hampir tentang pertemuan tidak siap, tetapi siap untuk memberikan pandangan mereka.

Ketiga, lingkungan memperhatikan ketika setiap orang berbicara, khususnya terima kasih untuk menghargai orang tua dan hierarki. Orang-orang mendengarkan setiap diversifikasi dan membangun kontribusi setiap diversifikasi. Di Barat, ketika satu orang berbicara, yang lain tidak lagi mendengarkan, tetapi memercayai pernyataannya, yang mungkin tidak ada hubungannya dengan apa yang diakui secara sah.

Di Barat, sering kali Anda berasal tidak lagi tahu tujuan majelis kecuali setelah dimulai. Berkali-kali undangan itu tidak lagi menyebutkan sifat majelis. Meskipun demikian, di majelis, kami bersaing untuk tayang. Orang-orang berasal tidak lagi menjadi telinga semua orang menonton dengan pikiran yang berasal. Seperti yang lainnya, kami menyela satu sama lain di tengah kalimat untuk menambahkan pandangan kami, bahkan ketika itu tidak lagi sesuai dengan poin pembicara.

Di Jepang, kami menguraikan dan menyetujui tujuan majelis sejak awal. Kemudian kami tertarik untuk memperbaiki masalah tersebut. Setiap orang tidak bersaing untuk mendapatkan airtime. Meskipun demikian, saya menemukan sistem ini lemah dalam berbagi pengetahuan dan pertemuan akuntansi. Sebagai contoh, saya menjadi anggota dewan dua perusahaan publik Jap dan kurangnya pengetahuan yang diberikan kepada pemegang saham dan singkatnya rapat pemegang saham membuat saya takjub.

Pertemuan yang Bermakna Menyenangkan dalam Agenda

Mobil yang tepat untuk menguraikan tujuan majelis adalah dalam agenda moderat, dengan waktu mulai dan berakhir. Ini akan menjadi item yang jelas dan akurat untuk dialog: idealnya, dengan waktu yang dimulai dan berakhir untuk setiap item agenda. Selain itu, itu akan menghargai orang atau orang untuk disalahkan untuk setiap item dan hasil pembunuhan perakitan yang diharapkan. Biasanya kami memesan waktu pada beberapa item pertama, khususnya jika mereka tidak kontroversial, dan ramai final, tidak ada topik pentingnya.

Undangan Terfokus

Dari kita yang sekali lagi berhasrat menginginkan motif untuk kembali. Jika sesi ini adalah untuk memecah pengetahuan atau laporan web dari orang lain, semudah ini orang-orang lain yang terhubung dengan masalah ini akan membahasnya lagi. Ketika sesi ini untuk menyelesaikan masalah, skala dan undangan akan bervariasi sejalan dengan yang bermasalah. Kelas-kelas ini perlu perencanaan yang hati-hati dan pelatih yang terampil untuk membuktikan bahwa setiap orang menjelaskan arlojinya tanpa campur tangan. Kita harus mendengarkan, mendengar, dan mempertimbangkan legenda apa yang dikatakan pembicara lebih awal daripada memberikan saran mereka. Penting bagi orang untuk mengetahui pandangan orang lain lebih cepat daripada berdebat dan mengabaikannya.

Tercantum di bawah ini adalah masalah prosedural untuk membantu kami membangun terpusat satu hari dari sesi memperbaiki masalah.

  1. Hitung ulang sepenuhnya, hitung ulang proposal lebih cepat dari pada berdebat.
  2. Bedakan diskusi klarifikasi dari tantangan menjadi substansi.
  3. Terapkan satu proposal lebih cepat daripada mentransfer satu sama lain.
  4. Convener akan membantu pendekatan out-of-the-box yang mendisiplinkan diri sendiri quo; jangan pernah menekan diskusi kecuali setiap orang memahami masalah tersebut. Proposal yang tidak biasa mungkin dengan cerdas menjadi premis untuk solusi; berasal tidak lagi menahan mereka halal karena mereka aneh.
  5. Tidak ada yang bisa memonopoli diskusi.
  6. Konvender akan menjadi peka terhadap kepribadian yang beragam: beberapa dari kita akan membutuhkan dorongan untuk menghargai pandangan mereka.
  7. Majelis akan menyetujui item berputar: Setiap individu akan mendapatkan ciri-ciri kunci legenda dan menceritakan proses narasi untuk setiap proposal di samping yang berikutnya:
    • Siapa – tanggung jawab untuk spin penghitungan ulang
    • Apa – sifat spin
    • Kapan – waktu saran berikutnya
    • Biaya – penawaran sumber daya yang signifikan kecuali saran berikutnya

Meskipun agak banyak dari item di atas sadar untuk semua pertemuan, mereka secara khusus signifikan suatu hari dari perakitan memperbaiki bermasalah.

Peluncuran & Penutup Waktu & Etiket Majelis

Ketika pemrakarsa atau orang yang berbeda nama majelis, undangan akan mendapatkan hadiah inisiat dan menghentikan kasus, dan waktu dan tanggung jawab untuk setiap item agenda. Majelis akan mendapatkan tidak lagi final lebih dari 45 menit hingga satu jam – dan dapat menempel pada kasus yang didistribusikan.

Membangun tidak lagi memungkinkan peserta yang terlambat. Membenarkan semua undangan bahwa majelis akan memulai pada waktu yang ditentukan, sehingga setiap orang perlu berada di sana dalam waktu singkat lebih cepat daripada menjadi jelas seorang inisiat yang tepat waktu – dan tetap berpegang pada kasus-kasus yang didistribusikan. Unsur paling ofensif yang saya lihat terjadi dalam pertemuan dan acara adalah ketika penyelenggara mengatakan dia akan menunggu lebih banyak orang lain untuk dekat. Itu penghinaan bagi mereka yang datang tepat waktu dan hanya mendorong tradisi yang ceroboh dan terlambat.

Pertemuan yang berarti berarti menghemat waktu dan etiket pertemuan berikutnya:

  • Tidak ada orang yang terlambat datang
  • Tidak berbicara di telepon seluler atau berdiskusi di dalam ruangan
  • Jika seseorang meninggalkan ruangan untuk mengambil nama atau untuk berkomunikasi dengan seorang rekan di aula, ia tidak lagi diizinkan untuk kembali
  • Tidak ada diskusi ekstra: waktu yang dihabiskan harus menunjuk pada pokok-pokok agenda di bawah dialog
  • Majelis akan berhenti tepat waktu dan setiap subjek akan mendapatkan waktu yang direncanakan
  • Tidak ada gangguan – setiap orang harus menghentikan pikirannya dan tidak seorang pun harus menyela. Selanjutnya, komentar selanjutnya harus berkonsultasi dengan pernyataan terbaru tanpa keluar dari pertemuan yang memutuskan untuk pindah ke subjek yang beragam.
  • Setiap imbalan tubuh sangat berharga dan pandangannya disambut dan didorong – tampaknya tidak seorang pun akan diizinkan memonopoli diskusi.

Dalam “pertemuan yang sedang berlangsung” (kelas saya), saya berkomentar bahwa siswa saya berada di ruang fakultas 5 menit lebih cepat dari waktu inisiat. Mahasiswa yang tidak bisa lagi tepat waktu dapat memasuki satu hari dengan panjang yang hancur, tetapi tidak lagi ketika kelas sedang berlangsung. Murid-murid saya mengamankannya dan tepat waktu 99,99% dari waktu.

Rapat Yang Bermakna Membutuhkan Pengendali Lalu Lintas Udara

Satu orang yang berusaha keras untuk mengambil alih diskusi pada dasarnya adalah yang paling rumit tetapi penting untuk dihentikan. Biasanya penyelenggara atau kursi tidak lagi tertarik pada rute, sehingga orang lain aman. Tentang salah satu dari kami mengurus diskusi, dan majelis berakhir tanpa mencapai tujuannya. Yang terpenting, penyelenggara memilih siapa pun untuk membantu menjadi jelas waktu-udara yang indah untuk orang-orang ini dengan pengetahuan yang diinginkan. “Pengontrol pengunjung situs web udara” atau rute penasehat (advisor) adalah orang yang memulainya.

Konsultan Pekerjaan

Ketika poin pertama yang menarik adalah paling mudah tentang hasil pembunuhan, menyusutnya kami dan orang lain yang berasal tidak lagi membuat upaya untuk bersaing untuk mendapatkan udara tidak akan lagi berkomunikasi. Orang lain akan membahas, tetapi akan menawarkan kecil. Sebuah rute penasihat yang duduk di samping penyelenggara untuk menunjukkan minat pada teknik dan menginformasikan pertemuan tersebut, tanpa gangguan, tentang rute yang menyimpang hal-hal terutama untuk pertemuan yang bermakna. Sementara pemrakarsa menyampaikan hasil gencatan senjata, penasihat tersebut memandang teknik tersebut sebagai waktu tayang yang sangat besar bagi kita yang perlu memberikan kontribusi. Penasihat akan melihat pada bahasa tubuh, non-verbal, dari kita berbicara terlalu belum pernah terjadi sebelumnya, orang lain berusaha keras untuk berkomunikasi tetapi tidak dapat, dan sebagainya.

Karakteristik penasihat itu rumit karena dia tidak lagi menjadi bagian dari diskusi, tetapi dia mencoba untuk mempromosikan, melalui penyelenggara, pembagian maksimum di lingkungan tersebut. Penasihat yang pandai berbicara akan melihat arus diskusi dan menjadi jelas bagi kita yang akan menjadi pembicara untuk berkomunikasi, tetapi yang perlu berkomunikasi, memberikan pandangannya tentang elemen-elemen sentral. Kemampuan saya adalah bahwa orang-orang lain yang dilindungi undang-undang ini pada dasarnya mendapatkan dampak pasti yang paling pasti pada hasil pembunuhan majelis.

Ketika Membangun Kita Perlu Bertemu

Hari ini, sekarang kita mendapatkan banyak cara lain untuk bertemu secara elektronik. Kita bisa berhati-hati karena kita tidak lagi bertemu karena nyaman, dan kita tidak lagi bisa memudar lokasi pekerjaan kita. Sebenarnya, seperti yang saya bicarakan lebih awal, ada tiga kelas pertemuan yang sangat penting, pertemuan tatap muka yang diinginkan, pertemuan tatap muka: berbagi pengetahuan, pelaporan pertanggungjawaban atau pertanggungjawaban, dan perbaikan yang bermasalah. Tenang, lebih cepat dari pada berkumpul, kita akan ditanyai pertanyaan selanjutnya:

  1. Mengapa kami ingin bertemu?
  2. Membangun kami mendukung interaksi?
  3. Akankah kita memberi tahu orang lain apa yang mungkin bisa diajarkan dengan nyaman?
  4. Membangun kita ingin bekerja bersama untuk mendekati dengan saran?
  5. Apakah secara kolektif menjadi berharga?
  6. Membangun begitu banyak orang harus berinteraksi dengan setiap orang yang terdiversifikasi?
  7. Bagaimana jika kita tidak bertemu?
  8. Apakah ini urutan waktu alternatif orang yang tepat yang mengakui bahwa mengurangi jumlah peserta menghemat waktu untuk semua orang yang hadir dan tidak pernah hadir?

Nol Pengecualian Perangkat Digital Untuk Acara Tampil

Untuk memperbesar kemungkinan perakitan yang bermakna, kita bisa tidak lagi mengaktifkan unit elektronik di ruangan dengan pengecualian pengambilan hadiah. Orang-orang yang sedang “menunggu panggilan” tidak akan dapat lagi. Aturan praktisnya akan menjadi mudah: Bahkan ketika Anda diundang ke pertemuan, kami mohon perhatian penuh Anda. Bahkan ketika Anda secara kebetulan meminta seseorang untuk menghubungi Anda suatu hari kebaktian, kami dapat memaafkan Anda dari kebaktian dan bertemu dengan orang-orang yang bersedia dan siap untuk menjadi hadiah ini.

Untuk memperbesar kemungkinan perakitan yang bermakna, kita bisa tidak lagi mengaktifkan unit elektronik di ruangan dengan pengecualian pengambilan hadiah. Orang-orang yang sedang “menunggu panggilan” tidak akan dapat lagi. Aturan praktisnya akan menjadi mudah: Jika ada orang yang mengundang Anda ke pertemuan, mereka perlu perhatian penuh. Jadi, setiap kali Anda menuntut seseorang untuk menghubungi Anda suatu hari di kebaktian, permisi dari kebaktian dan kuis setiap orang untuk memberi tahu Anda tentang hasil pembunuhan. Kebanyakan orang produktif lain yang bersedia dan siap untuk menjadi hadiah, akan mendapatkannya kembali.

Pertemuan yang berarti mendukung perusahaan berubah menjadi lebih dinamis. Kelas-kelas ini dapat menginspirasi pekerja. Setiap CEO akan menambah mereka. Penghitungan ulang benar. Orang-orang yang berdampingan tidak memiliki tujuan yang pasti selain untuk bertemu, mengamankan pemadaman, pengeluaran, dan menghancurkan moral.

Untuk membeli jelas, kami mendukung banyak pertemuan tatap muka berkat perlunya interaksi manusia. Meskipun demikian, kita bisa bertanya apakah kita tidak lagi menyukai semua pertemuan yang kita yakini. Juga, kita bisa menanyakan kebutuhan pertemuan yang diatur orang lain dan mengundang kita lagi, terus-menerus menyarankan keputusan yang dapat diterima.

Leave a Reply

Your email address will not be published.